Si hablamos de gestionar el tiempo, nos referimos a diferentes aspectos como son; mejorar la forma de organizar nuestras actividades y proyectos, ya sean a corto o largo plazo, aprender a gestionarnos a nosotros mismos y entre otros, a cómo mejorar en la realización de nuestras tareas y actividades. Es importante analizar la forma en que administramos nuestro tiempo, y decidir de manera consciente el uso que hacemos de él.

Nuestra actitud ante las actividades del día a día, así como el tiempo que asignamos a cada una de ellas, son factores básicos que influyen en el grado de satisfacción y sentimiento de éxito personal que podemos alcanzar. Con la sobrecarga de tareas, aparece la preocupación por no poder hacer todo lo que uno se ha propuesto.

A continuación, expongo algunas estrategias útiles para la gestión del tiempo:

• Establecer las metas que se quieren alcanzar.

Los objetivos de cada día, irán reflejando las metas a conseguir a más largo plazo (una semana, un mes...). De esta manera, tendremos una visión concreta de nuestros objetivos y podremos organizarlos según la importancia que tengan.

• Ajustarse al plan que se haya previsto.

Centrarse en una actividad determinada, y dejar a un lado actividades relacionadas con ésta que no sean prioritarias. Por ejemplo al hacer un informe, aprovechar para repasar otros anteriores.

• Establecer un orden prioritario de actividades diarias.

Elaborar un listado donde aparezcan tres tipos de categorías de actividades:

Las actividades de mayor prioridad que debemos hacer ese mismo día, las que son importantes aunque no hay que realizar necesariamente en ese día, y por último, las que nos gustaría realizar en caso de que nos quedara tiempo.

• Acabar las actividades que se inicien.

Al pasar de una actividad a otra sin llegar a acabar ninguna de ellas, se interfiere en la consecución de las actividades programadas, ya que al retomar cada una de ellas de nuevo se pierde un tiempo valioso.

• Delegar responsabilidades, cuando sea posible.

En ocasiones el no delegar se debe a creencias perfeccionistas, miedo al conflicto con los demás,  preguntarnos, ¿qué pasaría por ello?.

• Aprender a decir no.

Un motivo para no acabar las actividades que se han planeado es tener que satisfacer demandas inesperadas por parte de otros. Si aprendemos a rehusarlas de forma adecuada, suele dar buen resultado y contribuir a una sensación de respeto mutuo.

• Reducir tiempo de otras actividades.

Valorar si se está dedicando un tiempo excesivo a actividades que no sean las contempladas como prioritarias y en las que se podría  emplear menos tiempo; hablar por teléfono, dialogar con los compañeros, etc.

• Evitar el perfeccionismo.

Todos cometemos errores. No debemos olvidar que la mayor perfección lograda no compensa a veces el tiempo y esfuerzo invertidos, y que en ocasiones suele originar problemas en la relación con otras personas.

• Atención a la postergación.

¿Te distraes con otras cosas?, ¿cuáles son las consecuencias de posponer ciertas actividades?, ¿cuál es el motivo por el que estás aplazando algo?, ¿puedes hacerlo ahora y así quitarte esa obligación?.

Si en alguna ocasión has sentido que tu día ha pasado y no has aprovechado tu tiempo o que no eres capaz de organizarte para realizar todas tus tareas pendientes, pon en práctica y de manera constante estas pautas con las que observarás las ventajas de planificar y organizar tu día a día.